5.2.3.5 Hinweise* der Bundessteuerberaterkammer zu notwendigen Maßnahmen im Todesfall von Steuerberatern in Einzelpraxis

Beschlossen vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer am 5. September 2023.

Die nachfolgenden Hinweise informieren die Angehörigen und Erben von Steuerberatern und Steuerbevollmächtigten mit eigener Praxis darüber, was von ihnen beim Tod des Berufsangehörigen zu beachten ist, um die Mandanteninteressen zu wahren, den Wert der Praxis zu erhalten und die Sicherung und Übertragung der Praxis vorzubereiten.

Dem Praxisinhaber wird empfohlen, anhand der nachstehenden Hinweise einen separaten Nachlassordner anzulegen. Hilfreich können dabei Vorsorgeplaner von berufsständischen Verlagen, z. B. der DWS Steuerberater Medien GmbH, sein.
 

* Die Hinweise haben keinen verbindlichen Charakter. Sie sollen zu bestimmten Sachverhalten oder Problemkreisen Anregungen zu eigen ver antwortlichen Lösungen geben und somit die Praxisarbeit unterstützen.

l. Sofortmaßnahmen

1. Benachrichtigung der Steuerberaterkammer

Jeder Steuerberater und Steuerbevollmächtigte ist Mitglied der für ihn zuständigen Steuerberaterkammer. Die Steuerberaterkammer soll im Todesfall eines Steuerberaters unverzüglich benachrichtigt werden, denn sie gibt Auskunft darüber, welche Maßnahmen erforderlich sind, damit die verantwortliche Betreuung der Mandanten sichergestellt und die zügige Übertragung der Praxis vorbereitet wird – auch, um den Wert der Praxis zu erhalten. Eine Übersicht über die Steuerberaterkammern finden Sie im III. Teil des Berufsrechtlichen Handbuchs unter „Anschriften“ sowie auf der Homepage der Bundessteuerberaterkammer unter www.bstbk.de.

Die Benachrichtigung über den Tod des Berufsangehörigen kann zunächst telefonisch geschehen. Ein solches Telefongespräch ist vor allen Dingen deswegen zweckmäßig, weil so die besonderen Umstände in der Praxis des Verstorbenen schneller geklärt werden können, von denen es abhängt, was veranlasst werden sollte. Die Sterbeurkunde bzw. eine Kopie derselben sollte der Steuerberaterkammer unverzüglich zugeleitet werden. 

Sofern keine andere gesetzlich zulässige Regelung getroffen ist, kann es erforderlich sein, dass die zuständige Steuerberaterkammer bei Auflösung der Praxis einen Praxisabwickler (§ 70 StBerG) und im Fall der beabsichtigten Übertragung der Praxis auf eine Person, die noch nicht zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt ist, auf Antrag der Erben einen Praxistreuhänder (§ 71 StBerG) zu bestellen hat. Wenn es gewünscht wird, ist die Steuerberaterkammer bei der Suche nach einem Praxiskäufer behilflich.

War der Verstorbene zugleich Wirtschaftsprüfer oder vereidigter Buchprüfer und/oder Rechtsanwalt, so sind die Wirtschaftsprüferkammer bzw. die zuständige Rechtsanwaltskammer zusätzlich zu informieren. 

In verschiedenen Kammerbezirken existieren auch sog. Gegenseitigkeitsabkommen, deren Gegenstand finanzielle Regelungen und die damit im Zusammenhang stehenden Rechte und Pflichten bei der Übernahme von Mandanten aus einer durch Aufgabe oder Tod verwaisten Praxis sind. Im Einzelnen informiert Sie die zuständige Steuerberaterkammer hierüber.
 

2. Benachrichtigung von Vertrauenspersonen

Neben den berufsständischen Organisationen sollten etwaige Vertrauenspersonen (z. B. im Testament aufgeführte Personen) benachrichtigt werden.

3. Benachrichtigung von Versicherungen auf den Todesfall

Versicherungen auf den Todesfall sollten unverzüglich nach dem Todesfall unter Beifügung der Sterbeurkunde benachrichtigt werden, da die Versicherungsbedingungen einiger Versicherungen kurze Mitteilungsfristen vorsehen. 

Zu den sofort zu informierenden Versicherungen können z. B. gehören:

• Sterbekasse
• Lebensversicherung
• Unfallversicherung
• Sterbegeldversicherung
• Risikolebensversicherung

II. Weitere Maßnahmen

1. Zusammenstellen von Unterlagen

a. Persönliche Unterlagen

• Letztwillige Verfügungen

  Die gebräuchlichsten Formen sind das eigenhändige und das öffentliche Testament sowie der Erbvertrag. Hat der verstorbene Berufsangehörige keine Verfügungen von Todes wegen getroffen, gilt die gesetzliche Erbfolge.

  Als Aufbewahrungsort für letztwillige Verfügungen kommen insbesondere in Betracht:

• Notariat
• Amtsgericht
• Zentrales Testamentsregister bei der Bundesnotarkammer (mit amtlich verwahrten erbfolgerelevanten Urkunden zur Beschleunigung und Verbesserung von Entscheidungen der Nachlassgerichte)
• Bank (Schließfach)
• Gewahrsam von Angehörigen oder Vertrauensperson
  Ein privat verwahrtes Testament ist unverzüglich einem Notar oder dem zuständigen Amtsgericht (Nachlassgericht) zu übergeben.
• Ehevertrag

b. Berufliche Unterlagen

• Steuerberatungsverträge mit Mandanten 

• Mitgliedschaftsunterlagen für Genossenschaften (z. B. DATEV eG, Genossenschaftsbanken)

• Verträge mit Rechenzentren/EDV-Dienstleistern

• Personalakten und sonstige Unterlagen bzgl. der Mitarbeiter der Praxis (z. B. Versorgungszusagen, Direktversicherungen)

• Mietverträge über Praxisräume

• Einzugsermächtigungen/Daueraufträge

• Anderkonten

• Kreditverträge

• Leasingverträge, Wartungsverträge

• Dauerbezugsverträge (z. B. Fachliteratur)

• Sonstige berufliche Verträge und Unterlagen

2. Gespräche mit Mitarbeitern

Der Todesfall beendet die bestehenden Arbeitsverhältnisse nicht. Da erfahrene und qualifizierte Mitarbeiter für den Erhalt und den Wert der Steuerberaterpraxis von essenzieller Bedeutung sind, empfiehlt es sich, persönliche Gespräche mit den einzelnen Mitarbeitern über die Fortsetzung ihres Arbeitsverhältnisses zu führen. 

Eine Praxisübertragung lässt den Bestand der Arbeitsverhältnisse grundsätzlich unberührt, da der Übernehmer gemäß § 613a BGB in die insoweit bestehenden Rechte und Pflichten des bisherigen Praxisinhabers eintritt. Dies schließt nicht nur die Kündigung einzelner Mitarbeiter aus Anlass des Praxiswechsels regelmäßig aus; es bindet den Übernehmer auch hinsichtlich aller vom früheren Praxisinhaber gewährten Leistungen (Gehalt, Arbeitszeit, Fahrtkostenzu-schüsse, Vermögensbildung, Gratifikation), soweit sie auf Vertrag oder Betriebsvereinbarung beruhen. 

Ist eine Übertragung der Praxis beabsichtigt, sollten die Mitarbeiter davon zu gegebener Zeit in Kenntnis gesetzt werden. 

Sofern der Verstorbene Vertragspartner eines Berufsausbildungsverhältnisses ist, bedarf es hinsichtlich der Fortsetzung der Ausbildung einer Rücksprache bei der Steuerberaterkammer (Ausbildungsabteilung).

3. Aufzeichnen der Mandatsverhältnisse

Die zum Todestag bestehenden Mandatsverhältnisse sollten übersichtlich dargestellt werden. Es empfiehlt sich, wie folgt vorzugehen:

• Anfertigung einer Mandantenliste mit Angaben über Branche, Finanzamt und Steuernummer
• Aufzeichnen der bestehenden Steuerberatungsverträge mit jeweiligem Auftragsumfang und eventueller Angabe des Jahres der Mandatsübernahme sowie von Pauschal- und Vergütungsvereinbarungen
• Erfassen des Arbeitsstandes (z. B. teilfertige Arbeiten) getrennt nach Buchführungen, Abschlüssen und Steuererklärungen
• Erfassen der fristgebundenen Arbeiten
• Auflisten von Vergütungsforderungen, von noch nicht abgerechneten fertigen und unferti-gen Leistungen, von erhaltenen Vorschüssen

Vorstehende Aufzeichnungen können und dürfen in der Regel nicht ohne fachkundige Hilfe erstellt werden. Deshalb bedarf es auch insoweit einer vorherigen Abstimmung mit der Steu-erberaterkammer. Wenn die Heranziehung der Mitarbeiter der Praxis nicht ausreicht, kann nach Abstimmung mit der Steuerberaterkammer ein (ggf. mit dem Verstorbenen befreundeter) Steuerberater einzuschalten sein.

4. Verschwiegenheitspflicht und Sicherstellen von Mandantenunterlagen

Die Erben sind als Rechtsnachfolger des Steuerberaters zur Verschwiegenheit verpflichtet. Gemäß § 203 Abs. 4 Nr. 3 StBG treffen sie dieselben Verschwiegenheitspflichten wie den verstorbenen Berufsangehörigen. Die Pflicht zur Verschwiegenheit verbietet den Erben nicht nur die Offenbarung von steuerlichen, betrieblichen, wirtschaftlichen und persönlichen Angelegenheiten sämtlicher Mandanten des Verstorbenen an Dritte; sie gebietet es auch, alle Unterlagen einschließlich Handakten in der Praxis des Verstorbenen so unter Verschluss zu nehmen, dass eine Kenntnisnahme Unbefugter ausgeschlossen ist. Eine Verletzung dieser Pflicht ist strafbar und löst eine Schadensersatzpflicht aus (§ 823 Abs. 2 BGB i. V. m. § 203 Abs. 4 Nr. 3 StGB). 

Zu den von dem verstorbenen Berufsangehörigen auf die Erben übergegangenen Verpflichtungen gehört auch, die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren (§ 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG). 

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist kann auf sechs Monate verkürzt werden, indem der Mandant ausdrücklich aufgefordert wird, die Handakten – hierzu gehören alle Dokumente,  die der Berufsangehörige aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat – entgegenzunehmen (§ 66 Abs. 2 Satz 3 StBerG). Wird hiervon Gebrauch gemacht, sollten im eigenen Interesse der Zugang der Aufforderung zur Aktenabholung beim Mandanten sichergestellt und die vom Mandanten zu unterzeichnende Empfangsbestätigung aufbewahrt werden. 

Hinsichtlich der bei Rechenzentren gespeicherten Daten ist der Dienstleister bezüglich des weiteren Vorgehens zu kontaktieren; die diesbezüglichen Hinweise der Bundessteuerberaterkammer zur Tätigkeit des Steuerberaters als Praxisabwickler (vgl. Berufsrechtliches Handbuch, I. Berufsrechtlicher Teil 5.2.3.4) finden entsprechende Anwendung.

Es empfiehlt sich, vor der Klärung des Stands der Auftragserfüllung, der Abrechnung fertiger Aufträge oder abrechenbarer Teilleistungen sowie noch offener Honoraransprüche keine Akten und Unterlagen an die Mandanten herauszugeben, da insoweit ein Zurückbehaltungsrecht gemäß § 66 Abs. 3 StBerG bestehenkann und zwecks Honorardurchsetzung ggf. geltend gemacht werden könnte. Derartige Klärungen sind für die Entscheidung über ein Ausüben des Zurückbehaltungsrechts zügig durchzuführen und bedürfen in der Regel der fachlichen Expertise eines Steuerberaters (ggf. Abstimmung mit der Steuerberaterkammer).

5. Benachrichtigung der Mandanten

Mandanten sind durch Rundschreiben vom Tod des Praxisinhabers in Kenntnis zu setzen und darüber zu informieren, ob eine Praxisnachfolge, eine Praxistreuhandschaft oder eine Praxisabwicklung angestrebt wird. Die endgültige Formulierung eines Mandantenrundschreibens kann berufsrechtlich mit der Steuerberaterkammer abgestimmt werden.

6. Benachrichtigung von weiteren Versicherungen

Falls nicht gemäß Ziffer I.3 bereits geschehen sind die Versicherer oder Versicherungen bzw. Institutionen insbesondere zu folgenden Abdeckungen bzw. Leistungen zu benachrichtigen:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Berufsständische Versicherungen
• Versorgungswerk
• Pensionskasse
• Gesetzliche und private Rentenversicherung
• Krankenkassen
• Sachversicherungen und sonstige Versicherungen
• Verwaltungsberufsgenossenschaft

Die Sterbeurkunde und – ggf. später – der Erbennachweis (Erbschein) sind beizufügen.

7. Vermögensaufstellung der Steuerberaterpraxis

Zum Todestag sollten die Erben eine Vermögensaufstellung anfertigen bzw. anfertigen las-sen:

• Sachanlage
  Erfassen und Bewerten der Einrichtungsgegenstände in der Praxis wie Büroeinrichtungen, EDV-Anlagen, Bibliothek, Pkw
• Finanzanlagen und sonstige Vermögensgegenständ
  Bargeldbestand, Bankguthaben, Forderungen, Wertpapiere usw.
• Schulden/Verbindlichkeite
  Bank- und sonstige Verbindlichkeiten, Bürgschaften

Die Aufzeichnungen können in der Regel nicht ohne fachkundige Hilfe erstellt werden, sofern Mitarbeiter der Praxis die Aufstellung nicht sachgerecht anfertigen können.

8. Praxiswert

Bei der Ermittlung des Praxiswerts können u. a. die vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer beschlossenen Hinweise (vgl. Berufsrechtliches Handbuch, II. Berufsfachlicher Teil 4.2.1) hilfreich sein.

9. Praxisübernahmevertrag

Übernimmt ein anderer Steuerberater die Praxis des Verstorbenen, können die vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer beschlossenen „Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für die Praxisübertragung“ (vgl. Berufsrechtliches Handbuch, I. Berufsrechtlicher Teil 5.2.3.3) weiterhelfen. Diese sprechen die üblicherweise bei einer Praxisübernahme zu regelnden Fragen an.

Es empfiehlt sich, vor Vertragsabschluss die zuständige Steuerberaterkammer einzuschalten. Die Berufsordnung legt fest, dass die Beteiligten den Übertragungsvertrag vor Abschluss der Berufskammer vorlegen sollen (§ 28 Abs. 3 BOStB).