5.2.3.1 Hinweise* der Bundessteuerberaterkammer zur Bestellung eines allgemeinen Vertreters

Beschlossen vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer am 25. Juni 2009

* Die Hinweise haben keinen verbindlichen Charakter. Sie sollen zu bestimmten Sachverhalten oder Problemkreisen Anregungen zu eigenverantwortlichen Lösungen geben und somit die Praxisarbeit unterstützen.

Vorbemerkung

Die Pflicht zur gewissenhaften Berufsausübung bedeutet u. a. dafür zu sorgen, dass die Steuerberaterpraxis auch im Fall der Abwesenheit des Praxisinhabers ordnungsgemäß geführt wird. Für eine mehr als einmonatige Verhinderung bestimmt § 69 Abs. 1 Satz 1 StBerG, dass Steuerberater einen allgemeinen Vertreter bestellen müssen.

Je nach Struktur der Praxis sollte jedoch überprüft werden, ob nicht auch für kürzere Ausfallzeiten für eine Vertretung gesorgt werden sollte, insbesondere um die Erreichbarkeit eines Berufsträgers zu gewährleisten und die Mandanteninteressen nicht zu gefährden. Übrigens: Rechtsanwälte müssen bereits dann für eine Vertretung sorgen, wenn sie länger als eine Woche daran gehindert sind, ihren Beruf auszuüben bzw. sich länger als eine Woche von ihrer Kanzlei entfernen wollen (§ 53 Abs. 1 BRAO).

Die nachfolgenden Hinweise berücksichtigen sowohl die privatrechtliche Bestellung eines Vertreters durch den zu vertretenen Steuerberater selbst (§ 69 Abs. 1 Satz 1 StBerG) als auch die öffentlich-rechtliche Bestellung durch die Steuerberaterkammer auf Antrag des zu Vertretenen (§ 69 Abs. 1 Satz 2 StBerG) bzw. von Amts wegen (§ 69 Abs. 3 Satz 1 StBerG).

Grundsätzlich ist die Praxisvertretung vom Steuerberater selbst zu organisieren. Bei der Auswahl und der „Einweisung“ des Vertreters sollte von vornherein darauf geachtet werden, Konfliktpotenziale zu vermeiden. Ggf. kann die zuständige Steuerberaterkammer bei der Auswahl des Vertreters behilflich sein, indem diese Listen von Kollegen zur Verfügung stellt, die sich zur Praxisvertretung bereit erklärt haben.

I. Bestellung des allgemeinen Vertreters

1. Möglichkeiten der Vertreterbestellung

• a. Privatrechtliche Vertreterbestellung

• Damit die Interessen der Auftraggeber auch im Fall der Abwesenheit ihres Steuerberaters nicht gefährdet sind, insbesondere keine Fristen versäumt werden, muss der Steuerberater Regelungen für den Fall seiner möglichen, erst recht aber seiner geplanten Verhinderung treffen. Als Vorsorge für den Notfall wird empfohlen, den Praxisvertreter zugleich mit Vollmachten (z. B. Vertretungsvollmacht, Postvollmacht, Kontovollmacht) auszustatten.
   
• Des Weiteren wird die Vereinbarung eines Wettbewerbsverbots empfohlen. Schließlich ist nur für den von Amts wegen bestellten Vertreter geregelt, dass dieser für die Dauer von zwei Jahren nach Ablauf der Bestellung nicht für Auftraggeber tätig sein darf, die er als Vertreter betreut hat (§ 69 Abs. 6 StBerG; siehe auch IV. Wettbewerbsverbot/Mandantenschutz).
   
• Es empfiehlt sich, die Steuerberaterkammer über für den Vertretungsfall getroffene Vereinbarungen zu informieren. Spätestens dann, wenn der Vertretungsfall eingetreten ist, muss sie unterrichtet werden (§ 69 Abs. 1 Satz 1 2. HS StBerG).

1. b. Öffentlich-rechtliche Vertreterbestellung

• Wer keine privatrechtliche Vertreterbestellung vornimmt, kann bei der Steuerberaterkammer die öffentlich-rechtliche Bestellung eines Vertreters beantragen (§ 69 Abs. 1 Satz 2 StBerG). Eine Vertreterbestellung durch die Steuerberaterkammer kommt in Betracht, wenn der Steuerberater nicht mehr in der Lage ist oder es unterlassen hat, selbst einen Vertreter zu bestellen bzw. die Bestellung bei der Steuerberaterkammer zu beantragen. In diesen Fällen kann die Steuerberaterkammer den Vertreter von Amts wegen bestellen (§ 69 Abs. 3 Satz 1 StBerG). Zuvor soll der Steuerberater die Gelegenheit erhalten, innerhalb einer bestimmten Frist den Vertreter selbst zu bestellen oder die Bestellung bei der Steuerberaterkammer zu beantragen (§ 69 Abs. 3 Satz 2 StBerG).
   
• Eine Vertreterbestellung kommt auch in Betracht, wenn der Steuerberater ein öffentlich-rechtliches Dienst- oder Amtsverhältnis eingeht und er bei der Steuerberaterkammer beantragt hat, einen Vertreter zu bestellen (§ 59 StBerG). In diesen Fällen gilt nicht die Höchstvertretungsdauer von zwei Jahren (siehe dazu unter 4.); sondern richtet sich die Dauer der Vertretung nach der Dienst- bzw. Amtsperiode.

2. Qualifikation des Vertreters

Als Vertreter kommen nur Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte in Betracht (§ 69 Abs. 1 Satz 3 StBerG). Weil sie nicht der Berufsaufsicht der Steuerberaterkammer unterliegen, können Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer nicht als allgemeine Vertreter bestellt werden.

3. Form der Vertreterbestellung/Information der Mandanten

Für die Vertreterbestellung ist keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings ist eine schriftliche Fixierung verbunden mit den notwendigen Vollmachten (siehe dazu unter 1. a) zur Legitimation des Vertreters gegenüber Dritten sinnvoll. Bestellt die Steuerberaterkammer den Vertreter, übergibt sie ihm zu diesem Zweck üblicherweise eine Bestellungsurkunde.

Auch die Information der Mandanten ist formlos möglich, z. B. in Gestalt eines Rundschreibens.

Aus dem Rechtsgedanken von § 627 BGB, wonach dem Steuerberatungsvertrag ein besonderes Vertrauensverhältnis zugrunde liegt, hängt die Mandatswahrnehmung durch den Praxisvertreter für die einzelnen Mandanten grundsätzlich von deren Zustimmung ab. Diese darf im Allgemeinen als stillschweigend erteilt angenommen werden. Vertragspartner der Mandanten bleibt der Vertretene. Der Vertreter wird für ihn als Erfüllungsgehilfe oder gesetzlicher Vertreter tätig (Kuhls u. a., StBerG, 2. Aufl./Stand 2004, Vor §§ 69-71, Rdnr. 6).

4. Dauer des Amts

Der Vertreter wird längstens für die Dauer von zwei Jahren bestellt (§ 69 Abs. 5 Satz 1 StBerG). Hintergrund ist, dass auf eine dauerhafte Verhinderung der Berufsausübung nicht mit einer Vertretung, sondern mit einer Praxisabwicklung oder -übertragung reagiert werden muss. Eine Ausnahme besteht lediglich für Vertretungen gemäß § 59 StBerG; in diesen Fällen richtet sich die Dauer der Vertretung nach der Dienstzeit bzw. Amtsperiode (siehe auch 1. b).

Die Bestellung ist jederzeit widerruflich (§ 69 Abs. 5 StBerG). Widerrufsberechtigt ist bei privatrechtlicher Bestellung der Vertretene selbst, ansonsten die Steuerberaterkammer.

Die Vertretungsbefugnis erlischt nicht nur durch Ablauf der Zweijahresfrist bzw. Widerruf der Bestellung, sondern auch durch den Tod des Vertretenen. Da der Vertreter jedoch i. d. R. nicht sofort Kenntnis vom Ableben des Praxisinhabers erlangt, stellt § 69 Abs. 7 Satz 1 StBerG klar, dass Rechtshandlungen, die der Vertreter vor Eintragung der Löschung des verstorbenen Berufsangehörigen in das Berufsregister vorgenommen hat, nicht deshalb unwirksam sind, weil der Berufsangehörige zur Zeit der Bestellung des Vertreters oder zur Zeit der Vornahme der Handlung nicht mehr gelebt hat. Das Gleiche gilt für Rechtshandlungen, die vor Eintragung der Löschung des verstorbenen Berufsangehörigen in das Berufsregister dem Vertreter gegenüber noch vorgenommen worden sind (§ 69 Abs. 7 Satz 2 StBerG).

5. Vertretung eines Sozietätspartners

Sozietätspartner können, sofern es sich um Steuerberater und Steuerbevollmächtigte handelt, gesellschaftsrechtlich eine wechselseitige Vertretung für den Fall einer einmonatigen oder längeren Abwesenheit eines Sozietätsmitglieds vereinbaren. Aber auch kürzere Abwesenheitszeiten sollten gesellschaftsrechtlich geregelt und eine gegenseitige Vertretung vorgesehen werden.

6. Vertretung des Geschäftsführers einer Steuerberatungsgesellschaft

Die Pflicht zur Bestellung eines Vertreters trifft auch und gerade den alleinigen Geschäftsführer einer Steuerberatungsgesellschaft (§§ 72 Abs. 1, 69 StBerG). Dabei ist darauf zu achten, dass der Vertreter auch gesellschaftsrechtlich zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt sein muss.

Bei Steuerberatungsgesellschaften mit mehreren Steuerberater-Geschäftsführern, die jeweils zur Alleinvertretung berechtigt sind, können diese sich, wie bei einer Steuerberater-Sozietät, gegenseitig vertreten. In den Fällen, in denen nur ein Geschäftsführer Steuerberater ist, muss ein weiterer Steuerberater als Vertreter bestellt werden. Dies gilt auch, wenn der weitere Geschäftsführer Steuerbevollmächtigter ist, denn gemäß §§ 32 Abs. 3 Satz 2, 50 Abs. 1 StBerG muss die Gesellschaft von Steuerberatern verantwortlich geleitet werden.

Für den Fall, dass die weiteren Geschäftsführer einer Steuerberatungsgesellschaft nur mit dem Recht zur gemeinsamen Vertretung ausgestattet sind, könnte es zu gesellschaftsrechtlichen Problemen kommen, wenn diese als alleinige Vertreter bestellt werden würden. Es muss deshalb darauf geachtet werden, in der Satzung der Gesellschaft vorzusehen, dass weitere Steuerberater-Geschäftsführer im Vertretungsfall zur Alleinvertretung berechtigt sind.

Da von den Gerichten in bestimmten Fällen Notgeschäftsführer für Gesellschaften mit beschränkter Haftung bestellt werden, empfiehlt es sich, schon im Vorfeld einen Vertreter für diesen Fall zu bestimmen.

II. Rechtsstellung des allgemeinen Vertreters

1. Befugnisse des privatrechtlich oder auf Antrag öffentlich-rechtlich bestellten Vertreters

Dem Vertreter stehen im beruflichen Bereich die rechtlichen Befugnisse des Steuerberaters zu, den er vertritt. Er wird im Interesse, für Rechnung und auf Kosten des Vertretenen tätig (§ 69 Abs. 2 Satz 1 und 2 StBerG). Wie alle Steuerberater ist auch der Vertreter eigenverantwortlich tätig, d. h. er ist nicht an fachliche Weisungen gebunden, auch nicht an solche des Vertretenen. Die originären Rechte des Vertretenen werden mit der Vertreterbestellung nicht außer Kraft gesetzt; er könnte rechtswirksam neben dem Vertreter tätig werden. Der Vertreter und der Vertretene sollten daher eine klare Vereinbarung über das Tätigkeitsfeld des Vertreters treffen. Der allgemeine Vertreter ist – zumindest zusätzlich zu dem Vertretenen – verfügungsberechtigt über die Geschäftskonten des Vertretenen sowie über ggf. vorhandene Anderkonten. Der Vertreter ist dem Vertretenen gegenüber zur Auskunft und Rechenschaft sowie zur Herausgabe des im Zusammenhang mit der Vertretung Erlangten verpflichtet (§ 69 Abs. 2 Satz 3 StBerG).

2. Weitergehende Befugnisse des von Amts wegen bestellten Vertreters

Für den durch die Steuerberaterkammer – womöglich gegen den Willen des Vertretenen – von Amts wegen bestellten Vertreter erklärt das Gesetz ausdrücklich die Befugnis, die Praxisräume zu betreten und die zur Praxis gehörenden Gegenstände einschließlich des zur Verwahrung gegebenen Treuguts in Besitz zu nehmen, herauszuverlangen und hierüber zu verfügen. Dabei ist er an Weisungen des Vertretenen nicht gebunden und der Vertretene darf die Tätigkeit des Vertreters nicht beeinträchtigen (§ 69 Abs. 4 Satz 1 bis 3 StBerG). Grobe Behinderungen der Vertretertätigkeit durch den Vertretenen sind daher als Berufspflichtverletzungen berufsaufsichtlich oder berufsgerichtlich zu ahnden (BGH, Urteil vom 21. Juni 1999, AnwZ (B) 83/98). Das Betreten der Praxisräume kann der Vertreter ggf. durch Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung (§§ 935, 945 ZPO) erzwingen. Soweit erforderlich, kann der Vertreter Sicherungsmaßnahmen (z. B. Auswechslung der Schlösser) vornehmen.

3. Verhältnis zum Insolvenzverwalter

Ist für die Steuerberaterpraxis, für die ein Vertreter bestellt ist, zugleich ein Insolvenzverwalter bestellt, so werden beide Amtsinhaber nebeneinander tätig. Der Insolvenzverwalter ist für die vermögensrechtliche, der Praxisvertreter für die berufsrechtliche Seite zuständig. Der Vergütungsanspruch des Vertreters besteht in diesem Fall gegenüber dem Insolvenzverwalter.

4. Sicherung des Geldverkehrs

Der Vertreter ist grundsätzlich sowohl über die Geschäftskonten als auch über die etwaigen Anderkonten verfügungsberechtigt, weil anderenfalls eine umfassende Vertretung nicht möglich wäre. Der allgemeine Vertreter muss beachten, dass der Vertretene gegenüber der Bank noch unverändert bevollmächtigter Kontoinhaber ist und ggf. missbräuchliche Verfügungen vornehmen könnte. U. U. empfiehlt sich deshalb die Errichtung eines neuen Geschäftskontos (Anderkonto), auf welches das Guthaben zu übertragen ist. Bei Anderkonten der vertretenen Praxis geht nach den gleichlautenden AGB der Banken die Verfügungsbefugnis auf den bestellten Vertreter über. Eine Sicherung ist daher hier nicht erforderlich.

5. Geschäftspapiere

Im Vertretungsfall müssen die Geschäftspapiere des Vertretenen verwendet werden, wobei der Vertreter auf seine Stellung als Praxisvertreter hinzuweisen hat (z. B. mit der Unterschrift „als allgemeiner Vertreter“).

6. Annahme neuer Mandate

Der Vertreter ist verpflichtet, neue Mandate mit Wirkung für den Vertretenen anzunehmen, sofern nach seiner Überzeugung berufsrechtliche Hindernisse nicht entgegenstehen. In Zweifelsfällen sollte sich der Vertreter mit seiner Steuerberaterkammer abstimmen.

7. Gebühren

Der Vertreter wird für Rechnung des Vertretenen tätig und ist verpflichtet auf dem Geschäftspapier des Vertretenen die für die erbrachte Leistung anfallenden Gebühren zeitnah gegenüber den Mandanten abzurechnen.

8. Vergütung des allgemeinen Vertreters

Die Vergütung des Vertreters bestimmt sich grundsätzlich nach der vertraglichen Regelung. Wurde eine solche nicht getroffen, richtet sich die Vergütung nach der Üblichkeit (§ 612 Abs. 2 BGB) und wird vom Vertreter nach § 316 BGB bestimmt. Schuldner der Vergütung ist der Vertretene (§ 69 Abs. 2 StBerG). Üblicherweise wird eine Zeitgebühr oder eine

Pauschale vereinbart. Zudem hat der Vertreter gegenüber dem Vertretenen einen Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen gemäß § 670 BGB (§ 69 Abs. 2 Satz 3 StBerG).

Können sich der Vertretene und der Vertreter nicht über die Höhe der Vergütung einigen, setzt die Steuerberaterkammer auf entsprechenden Antrag eines der Beteiligten die Vergütung fest und haftet in diesem Fall für die festgesetzte Vergütung wie ein Bürge (§ 69 Abs. 4 Sätze 5 und 7 StBerG). Im Ausnahmefall, nämlich dann, wenn eine vereinbarte Vergütung nicht, auch nicht aus dem Gebührenaufkommen der Steuerberaterpraxis realisiert werden kann, kann der Vertreter eine nachträgliche Festsetzung der Vergütung durch die Steuerberaterkammer beantragen und damit in den Genuss der Bürgenhaftung der Steuerberaterkammer kommen. Allerdings besteht kein Anspruch auf eine Festsetzung der Vergütung in der mit dem Vertretenen vereinbarten Höhe. Vielmehr hat dies nach den von der Rechtsprechung entwickelten Maßstäben (u. a. Zeitaufwand, berufliche Erfahrung, Stellung des Vertreters) zu erfolgen. Die Festsetzungspflicht und die Bürgenhaftung der Steuerberaterkammer erstrecken sich grundsätzlich nicht auf die vom allgemeinen Vertreter gemachten Aufwendungen i. S. v. § 670 BGB, wozu bspw. Personalkosten und Nutzungsentschädigungen zählen.

III. Haftung des Praxisvertreters

1. Haftung im Außenverhältnis (gegenüber den Mandanten)

Gegenüber den Mandanten und Dritten haftet nur der Vertretene für das Handeln seines Vertreters. Wichtig ist jedoch, dass der Vertreter die Vertretung stets ausreichend deutlich macht, um nicht nach den Grundsätzen der Rechtscheinhaftung in Anspruch genommen werden zu können. Die Besonderen Versicherungsbedingungen für die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung von Steuerberatern sowie die Risikobeschreibung (A. 1.a) Satz 1 BBR-S) sehen eine Mitversicherung des allgemeinen Vertreters für die Dauer seiner Bestellung in der Berufshaftpflichtversicherung des Vertretenen vor. Diese Mitversicherung besteht jedoch in dem Umfange nicht, in dem der Mitversicherte durch eine eigene Versicherung Deckung erhält (A. 1.a) Satz 2 BBR-S).

Der Vertreter sollte daher unbedingt den Bestand der Versicherungsverträge überprüfen, insbesondere auch daraufhin, ob die Versicherungssummen ausreichen. Für darüber hinausgehende Schäden kann die Haftung nur durch vertragliche Vereinbarung mit dem Auftraggeber wirksam begrenzt werden (vgl. § 67a StBerG). Bezüglich dem Grunde und der Höhe nach nicht hinreichend abgedeckter Risiken sollte eine Klärung mit der Versicherung und dem Vertretenen herbeigeführt werden.

2. Haftung im Innenverhältnis (gegenüber dem Vertretenen)

Im Innenverhältnis haftet der Vertreter gegenüber dem Vertretenen für die Schäden, die aus der Vertretung herrühren, nach den Vertretungsregeln des BGB. Dazu zählen auch Schäden, die dem Vertretenen daraus erwachsen, dass der Vertreter Mandanten des Vertretenen Schäden zufügt, die durch die Berufshaftpflichtversicherung des Vertretenen nicht vollständig abgedeckt sind. Der Schaden des Vertretenen liegt in der Differenz zwischen der Versicherungsleistung und der tatsächlichen Höhe des Schadens. Der Vertreter haftet beispielsweise auch für Schäden des Vertretenen aus fehlerhafter Auszahlung von einem Anderkonto.

IV. Wettbewerbsverbot/Mandantenschutz

Während der Dauer des Vertretungsverhältnisses ist der Vertreter nach dem Wesen der Treuhandschaft entsprechend dem Gebot von Treu und Glauben gehindert, Mandate des Vertretenen, die er als Vertreter betreut, als eigene Mandate zu übernehmen. Nach der Beendigung der allgemeinen Vertretung darf der von Amts wegen bestellte Vertreter für die Dauer von zwei Jahren nach Ablauf der Bestellung nicht für Auftraggeber tätig werden, die er in seiner Eigenschaft als Vertreter für den Vertretenen betreut hat (§ 69 Abs. 6 StBerG). Da dieses Verbot nicht für privatrechtlich bzw. für auf Antrag öffentlich-rechtlich bestellte Vertreter gilt, empfiehlt es sich, im Praxisvertretervertrag zu regeln, dass § 69 Abs. 6 StBerG entsprechend gilt.

Abweichende Vereinbarungen sind im Rahmen zivilrechtlicher Vertragsfreiheit zulässig.