5.1.6 Hinweise* für die Tätigkeit des Steuerberaters** als Wohnimmobilienverwalter

Beschlossen vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer am 25. Juni 2009, zuletzt geändert am 27. Januar 2025.

* Die Hinweise haben einen unverbindlichen Charakter. Sie sollen zu bestimmten Sachverhalten oder Problemkreisen Anregungen zu eigenverantwortlichen Lösungen geben und somit die Praxisarbeit unterstützen.

** Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Publikation bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
 

1. Vorbemerkung

Am 1. August 2018 trat das „Gesetz zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter“ in Kraft (BGBl. I 2017, 3562), mit dem eine Erlaubnispflicht für die gewerbsmäßige Verwaltung von Wohnungseigentum eingeführt wurde. Gewerbsmäßig ist die Tätigkeit des Verwalters dann, wenn sie selbstständig ausgeübt wird, auf Gewinnerzielung gerichtet und auf eine gewisse Dauer angelegt ist, also nicht nur gelegentlich ausgeübt wird. Die bloße Verwaltung eigenen Vermögens ist von der Definition der Gewerbsmäßigkeit ausgeschlossen.

Nicht davon erfasst ist die nicht gewerbsmäßige Verwaltung von Wohnungseigentum durch die Eigentümergemeinschaft selbst, oder die nicht gewerbsmäßige Verwaltung, zum Beispiel durch einen Miteigentümer, durch einen Verwandten oder näheren Bekannten eines Wohnungseigentümers.

Steuerberatern sind Maklertätigkeiten als gewerbliche Tätigkeiten berufsrechtlich von vornherein nicht gestattet. Sie können aber eine Tätigkeit als Hausverwalter und Wohnimmobilienverwalter ausüben. Eine Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter kann einerseits die Verwaltung von Wohnungseigentum (WEG-Verwaltung) umfassen und/oder auch eine Mietverwaltung. Im Rahmen der Novelle des Wohnungseigentumsgesetzes sind im Jahr 2020 einige Änderungen eingeführt worden. So wurden in § 26a WEG Regelungen für den zertifizierten Verwalter eingeführt. Auch Steuerberater wären verpflichtet, wenn ein zertifizierter Verwalter eingesetzt werden soll, sich zertifizieren zu lassen (siehe dazu nachstehend unter 2f).

Diese Tätigkeiten zählen gemäß § 57 Abs. 3 Nr. 3 StBerG zu den vereinbaren Tätigkeiten. Für Steuerberater, die in diesem Bereich tätig sind oder tätig werden wollen, gelten die nachfolgend dargestellten Regelungen. 

Im Übrigen wird auf die „Allgemeinen Hinweise der BStBK für die Ausübung vereinbarer Tätigkeiten“ (vgl. Berufsrechtliches Handbuch, Teil II, Kap. 5.1.1) hingewiesen.
 

2. Voraussetzungen

a) Persönliche Voraussetzungen

Für eine Tätigkeit als Hausverwalter und Wohnimmobilienverwalter muss der Steuerberater insbesondere über Kenntnisse des WEG, des BGB (Mietrecht, Sachenrecht, Schuldrecht, Vertragsrecht etc.), der Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen und der ZPO verfügen. Insgesamt bedarf es Kenntnissen und Erfahrungen, die zur ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft notwendig und zweckmäßig sind. Dazu zählen kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Tätigkeiten.

b) Sonstige Voraussetzungen

Der Gesetzgeber hat erstmalig die Voraussetzungen für eine Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter gesetzlich geregelt und das Erfordernis einer gesonderten Erlaubnis in § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO normiert. WEG-Verwalter und Mietwohnungsverwalter müssen aus diesem Grund eine entsprechende Gewerbeerlaubnis beantragen. Verwalter von Gewerbeobjekten werden von der Neuregelung nicht erfasst.

Nach Ansicht der Bundessteuerberaterkammer handelt es sich im berufsrechtlichen Sinn weiterhin um eine vereinbare und nicht um eine gewerbliche Tätigkeit, die keiner Genehmigung durch die Steuerberaterkammern bedarf. Unabhängig davon muss aufgrund der Regelung in der Gewerbeordnung eine entsprechende Gewerbeerlaubnis beantragt werden, da gewerbliche Einkünfte vorliegen.

Neben geordneten Vermögensverhältnissen und der gewerberechtlichen Zuverlässigkeit ist eine besondere Berufshaftpflichtversicherung notwendig. Von der Erforderlichkeit eines sog. Sachkundenachweises wurde im Laufe des Gesetzgebungsverfahrens abgesehen. Außerdem besteht eine Fortbildungspflicht nach § 34c Abs. 2a GewO mit einem Umfang von 20 Stunden innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren.

Um als zertifizierter Verwalter nach dem WEG tätig zu werden, müssen Interessenten vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung die notwenigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse für die Tätigkeit als Verwalter nachweisen (§ 26a WEG i. V. m. Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsordnung). Dies gilt grundsätzlich auch für Steuerberater. Die Befreiungsmöglichkeit von der Prüfungspflicht gemäß § 7 Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsordnung greift für Steuerberater nicht. Weitere Hinweise erteilt die jeweils zuständige IHK.
 

3. Tätigkeitsbeschreibung/Rechte und Pflichten

Die Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter teilt sich einerseits in Aufgaben nach dem Wohnungseigentumsgesetz und anderseits in mietrechtliche Angelegenheiten.

3.1 WEG-Verwaltung

Durch die WEG-Reform ist die Rolle des WEG-Verwalters gestärkt worden. Die Eigentümergemeinschaft hat einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (§ 25 Abs. 2 WEG) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Die Aufgaben des WEG-Verwalters sind in § 27 WEG geregelt. Danach ist der WEG-Verwalter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.

In § 19 Abs. 2 WEG ist klargestellt, was zur ordnungsgemäßen Verwaltung und Benutzung insbesondere gehört:

• die Aufstellung einer Hausordnung (Nr. 1),
• die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (Nr. 2),
• die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht (Nr. 3),
• die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (Nr. 4),
• die Festsetzung von Vorschüssen nach § 28 Abs. 1 Satz 1 (Nr. 5).

Zu den weiteren Aufgaben des Verwalters zählen insbesondere:

• die Einberufung von Eigentümerversammlungen mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG),
• der Vorsitz der Eigentümerversammlung, sofern diese nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG),
• die Aufstellung des Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 WEG),
• die Aufstellung der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG),
• die Erstellung eines Vermögensberichts mit den Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, der jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 Abs. 4 WEG),
• die Rechtsvertretung der Gemeinschaft (§ 9b WEG).

3.2 Miet- und Sondereigentumsverwaltung

Im Gegensatz zum WEG-Verwalter, dessen Aufgabengebiet auf die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums begrenzt ist, ist der Miet- und Sondereigentumsverwalter für die gesamte Vertretung der Haus- bzw. der Wohnungseigentümer gegenüber dem Mieter bzw. den einzelnen Mietparteien verantwortlich. Das Mietrecht ist in den §§ 535 ff. BGB geregelt und definiert das Verhältnis zwischen Mieter und Eigentümer. Die einzelnen Aufgaben des Mietverwalters werden bei der Mietverwaltung ausschließlich in einem Verwaltervertrag benannt.

Die Aufgaben des Mietverwalters sind teilweise mit denen des WEG-Verwalters identisch und umfassen kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Tätigkeiten.

Organisatorisch hat sich der Mietverwalter beispielsweise um die Auswahl der Mieterparteien, die Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern, den Kontakt mit Behörden und die Erstellung von Informationen und Aushängen für die Mieter zu kümmern.

Zu den kaufmännischen Aufgaben insbesondere gehören:

1. Verwaltung, Verbuchung und Disponierung des Geldverkehrs,
2. Überwachung der monatlichen Mieteinnahmen,
3. Rechnungskontrolle,
4. Regelung von Personalangelegenheiten (z. B. Hausmeister),
5. Erstellung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen.

Die technischen Aufgaben umfassen:

1. Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom),
2. Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten,
3. TÜV-Kontrollen, Brandschutz etc.

In rechtlicher Hinsicht sind mietrechtliche Vorschriften und weitere gesetzliche Vorschriften (z. B. Lärm- und Brandschutz und Verkehrssicherungspflichten) zu beachten.

3.3 Rechtsdienstleistungen

Rechtsdienstleistungen, die im Zusammenhang mit der Wohnimmobilienverwaltung erbracht werden, sind gemäß § 5 Abs. 2 Nr. 2 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) grundsätzlich erlaubt (siehe „Allgemeine Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für die Ausübung vereinbarer Tätigkeiten“ unter 5., Berufsrechtliches Handbuch, Teil II, Kap. 5.1.1).
 

4. Haftpflichtversicherung

Neben der Erlaubnispflicht war die gesetzliche Verankerung des Erfordernisses einer Berufshaftpflichtversicherung wesentlicher Bestandteil der Gesetzesänderung. Für die Erlaubniserteilung muss der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung erbracht werden, die den Anforderungen nach § 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO i. V. m. § 15 MaBV entspricht.

Die Berufshaftpflichtversicherung hat folgende Anforderungen zu erfüllen:

1. Mindestversicherungssumme von 500.000,00 € für jeden Versicherungsfall und
2. Jahreshöchstleistung von 1 Mio. € für alle Versicherungsfälle eines Jahres.

Dazu kann der Steuerberater entweder einen eigenständigen Versicherungsvertrag abschließen oder den Versicherungsschutz nach § 15 MaBV in die Pflichtversicherung nach § 67 StBerG inkludieren. Jedoch müssen auch für diese Gestaltung des Versicherungsvertrags die Anforderungen des § 15 MaBV erfüllt sein, das heißt die normierte Mindestversicherungssumme und die Jahreshöchstleistung müssen vollumfänglich für die Tätigkeit der Wohnimmobilienverwaltung zur Verfügung stehen.

Betroffene Steuerberater sollten diesbezüglich Kontakt zu ihrem Versicherungsträger suchen und sicherstellen, dass diese Voraussetzungen erfüllt werden.
 

5. Abrechnung/Honorar

Für die Vergütung der Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter durch Steuerberater findet die Steuerberatervergütungsverordnung keine Anwendung. Insoweit gelten die allgemeinen Vorschriften des BGB. Was als übliche Vergütung einer Verwaltertätigkeit anzusehen ist, wird jedoch unterschiedlich gesehen:

1. Hausverwalter: Wegen der Vergütungssätze und Anpassungen siehe z. B. das Branchenbarometer des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV Deutschland) unter www.vdiv.de; als angemessen werden 1,5 % der Jahresrohmiete angesehen (Goez in Kuhls „Kommentar zum Steuerberatungsgesetz“, 4. Auflage, § 64, Rdnr. 43).
2. WEG-Verwaltung: je Wohneinheit Werte von monatlich zwischen 15,00 € und 40,00 € und für Garagen zwischen 2,00 € und 4,00 € zzgl. Umsatzsteuer (Wartinger in Eckert „Steuerberatervergütungsverordnung“, 7. Auflage, VereinbT 2.2.44, Rdnr. 1 - 5).

Als Anhaltspunkt kann auch die Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnungen nach dem Zweiten Wohnungsbaugesetz (2. Berechnungsverordnung) dienen. Nach dieser werden die ansetzbaren Verwaltungskosten je Wohnung bzw. bei Eigenheimen, Kaufeigentum und Kleinsiedlungen je Wohngebäude, aber auch je Garage begrenzt (vgl. § 26 der 2. Berechnungsverordnung). Hiernach dürfen für die Verwaltung von Wohnungen 230,00 € bzw. 275,00 € pro Wohnung und Jahr und für die Verwaltung von Garagen 30,00 € pro Garage und Jahr jeweils zuzüglich Umsatzsteuer berechnet werden (Winkler in Eckert „Steuerberatergebührenverordnung“, 5. Auflage, VereinbT 27, Rdnr. 27.2). Die 2. Berechnungsverordnung gilt zwingend für öffentlich geförderte Wohnungen.

Weitere Anhaltspunkte zu den Vergütungssätzen und Anpassungen bietet das Branchenbarometer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (VDIV) unter www.vdiv.de.

Die Annahme von Vorteilen jeder Art, insbesondere die Entgegennahme von Provisionen, ist gemäß § 9 StBerG berufswidrig und daher unzulässig.

Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, sollte die Höhe der Vergütung schriftlich im Verwaltervertrag festgelegt werden.