5.2.3.4.1 Merkblatt für Praxisabwickler für den Umgang mit dem beSt und der VDB der abzuwickelnden Kanzlei

Das Merkblatt soll dem Praxisabwickler für die Praxis Hilfestellung im Umgang mit dem be-sonderen elektronischen Steuerberaterpostfach (beSt) sowie der Vollmachtsdatenbank (VDB) der abzuwickelnden Kanzlei geben.

Grundsätzliche Informationen zum beSt sind unter https://steuerberaterplattform-bstbk.de und zur VDB unter https://www.bstbk.de/de/themen/vollmachtsdatenbank zu finden.

Die Besonderheiten, die sich für den Praxisabwickler ergeben, sind im Folgenden dargestellt.

1.    Besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach

Sobald ein Eintrag zu einer Person aus dem Berufsregister (z. B. wegen Tod oder Widerruf der Bestellung) gelöscht wird, ist die Bundessteuerberaterkammer gem. § 9 Abs. 2 Steuerbe-raterplattform- und -postfachverordnung (StBPPV) gesetzlich verpflichtet, das Nutzerkonto zu sperren. Nach Sperrung des Nutzerkontos besteht gem. § 9 Abs. 2 Satz 2 StBPPV zum beSt des ehemaligen Berufsträgers kein Zugang mehr. Weder können die bis dahin nicht abgerufenen Nachrichten noch abgerufen noch können Nachrichten an dieses Postfach gesendet werden. Wird für einen Steuerberater ein Abwickler bestellt, räumt die Bundessteuerberaterkammer dem Abwickler für die Dauer seiner Bestellung einen allerdings gemäß § 19 StBPPV nur eingeschränkten Zugang ein. Die Auswirkungen auf eingehende und zu versendende Nachrichten werden nachstehend erläutert.

a)    Eingehende Nachrichten

aa)    Bereits abgerufene Nachrichten

Nachrichten, die durch die Kanzleiorganisation unter Verwendung einer Fachsoftware oder des Standard-Clients (Com Vibilia Steuerberater-Edition) bereits über das beSt abgerufen wurden, liegen entschlüsselt in der Kanzlei vor und können, sofern diese aus der Client-Applikation nicht gelöscht wurden bzw. in sonstiger Weise gespeichert wurden, vom Praxisabwickler gesichtet und bearbeitet werden.

bb)    Noch nicht abgerufene Nachrichten

Noch nicht über einen Client abgerufene Nachrichten, die im beSt des ehemaligen Berufsangehörigen bereits eingegangen sind, liegen verschlüsselt auf dem Intermediär (Postfachserver) vor.

Der Praxisabwickler erhält über den webbasierten Self-Service des beSt Zugang zu den noch nicht abgerufenen und damit noch verschlüsselten Nachrichten. Er erhält jedoch nur eine Übersicht der eingegangenen, noch nicht abgerufenen Nachrichten des ehemaligen Berufs-angehörigen. Die Metadaten umfassen das Eingangsdatum und den Absender der Nachricht. Diese Nachrichtenübersicht kann der Praxisabwickler über den beSt-Selfservice im Bereich „Vertretene Postfächer“ einsehen:

Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 19 Abs. 1 StBPPV:

(1)    Wird für einen Steuerberater, einen Steuerbevollmächtigten oder eine Berufsausübungsgesellschaft ein Praxisabwickler oder Praxistreuhänder bestellt, übermittelt die Steuerberaterkammer der Bundessteuerberaterkammer unverzüglich dessen Familiennamen und den oder die Vornamen sowie seine zustellungsfähige Anschrift. Die Bundessteuerberaterkammer räumt dieser Person für die Dauer ihrer Bestellung einen auf die Übersicht der eingegangenen Nachrichten beschränkten Zugang zum besonderen elektronischen Steuerberaterpostfach der Person oder der Berufsausübungsgesellschaft ein, für die sie bestellt wurde. Dabei müssen für den Praxisabwickler oder Praxistreuhänder der Absender und der Eingangszeitpunkt der Nachricht einsehbar sein; der Betreff, der Text und die Anhänge der Nachricht dürfen nicht einsehbar sein. Die Steuerberaterkammer unter-richtet die Bundessteuerberaterkammer unverzüglich über die Beendigung der Bestellung eines Praxisabwicklers oder Praxistreuhänders.
(2)    …

Es obliegt in diesen Fällen dem Praxisabwickler, den Absender aufzufordern, die Nachricht erneut an das Postfach des Praxisabwicklers zu senden. Hintergrund ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten. Nachrichten, die im beSt des ehemaligen Berufsangehörigen bereits eingegangen, aber noch nicht – ggf. durch die in der Kanzlei installierte Fachsoftware – abgerufen wurden, können nur mit dem persönlichen Schlüssel des ehemaligen Berufsangehörigen entschlüsselt werden. Liegen dieser oder das Passwort für den Zertifikatsspeicher nicht (mehr) vor, ist ein Entschlüsseln der Nachrichten unmöglich.

cc)    Keine Adressierbarkeit des beSt des ehemaligen Berufsangehörigen 

Das beSt des ehemaligen Berufsangehörigen ist ab dem Zeitpunkt, ab dem der Praxisabwickler in der Personenverwaltung eingetragen ist, nicht mehr adressierbar.

Wird für einen Steuerberater, einen Steuerbevollmächtigten oder eine Berufsausübungsgesellschaft ein Praxisabwickler bestellt und in der Personenverwaltung mit Datum „von …“ 
„bis …“ durch die zuständige Steuerberaterkammer für den ehemaligen Steuerberater eingetragen, ist dessen Postfach spätestens am 3. Tag nach der Eintragung in der Personenverwaltung von außen nicht mehr adressierbar. Das heißt, durch die Sperrung kann das Postfach nicht mehr als Empfänger ausgewählt werden. Mit dem täglichen Abgleich der Personenverwaltung und der Postfächer wird das betroffene Postfach gesperrt. Der Zugriff für den Praxisabwickler bleibt davon unberührt.

b)    Zu sendende Nachrichten 

Der Versand von Nachrichten erfolgt über das persönliche Postfach des Praxisabwicklers, da ein Versand von dem gesperrten Postfach des vorherigen Berufsträgers aus nicht mehr möglich ist.

2.    Vollmachtsdatenbank 

Sofern der ausgeschiedene Steuerberater die steuerrechtliche VDB genutzt hat und dort Daten hinterlegt sind, erhält der Praxisabwickler hierauf Vollzugriff. Für den Zugriff zur VDB muss der Praxisabwickler von der zuständigen Steuerberaterkammer als Praxisabwickler (inkl. von/bis-Datum) in der Personenverwaltung eingetragen werden. Diese Information wird dann automatisch an die VDB übermittelt, sodass dem Praxisabwickler für diesen Zeitraum der Zugriff auf die Vollmachten der entsprechenden Kanzlei in der VDB eingeräumt wird.

Meldet sich der Praxisabwickler mit seinen eigenen Daten in der VDB an, erhält er die Möglichkeit, zwischen den verschiedenen VDB´s unter „Vollmachten für …“ diejenige Kanzlei über das Drop-Down-Menü auszuwählen, auf die er gerade Zugriff nehmen möchte.

Nachdem der Praxisabwickler die entsprechende VDB der abzuwickelnden Kanzlei ausgewählt hat, erhält er Vollzugriff auf diese.

Der Praxisabwickler hat durch den Vollzugriff identische Rechte wie der ehemalige Steuerberater. Er kann bspw. Vollmachten neu eintragen, Untervollmachten vergeben, Steuerkonten abrufen.

3.    Beendigung der Bestellung des Praxisabwicklers

Die Steuerberaterkammern tragen unverzüglich die Beendigung der Bestellung eines Praxisabwicklers in das Berufsregister ein, sodass die Zugriffsberechtigungen für die Steuerberaterplattform und die VDB des ehemaligen Berufsangehörigen erlöschen.

4.    Hilfe bei fachlichen und technischen Problemen 

Bei Fragen zur Nutzung des beSt und der VDB stehen die Steuerberaterkammern als Ansprechpartner zur Verfügung. 

Darüber hinaus erreichen Sie für Fragen zum beSt den kostenlosen Service unter:

Telefonnummer: 0 800 382 382 3
E-Mail: servicenoSp@m@bstbk-steuerberaterplattform.de 

Bei Fragen zur VDB nutzen Sie den kostenpflichtigen Service zur VDB unter:

Telefonnummer: 0 800 0112344
E-Mail: servicenoSp@m@bstbk-vollmachtsdatenbank.de

Bitte halten Sie bei Anfragen im kostenpflichtigen Service Ihre Teilnehmernummer, sowie die tagesaktuelle Service-TAN bereit. Beides finden Sie direkt in der VDB unter dem Menüpunkt „Hilfe“.